Monte um Planejamento Estratégico para sua clínica

Você sabe o que é um Planejamento Estratégico? E como ele se encaixa no atendimento psicológico? O nosso objetivo neste artigo é mostrar pra você que esse termo, tão comum na administração e nas grandes empresas, cabe (e muito!) para clínicas e consultórios de psicologia.

Então, vamos lá!

O Planejamento Estratégico se refere a um conjunto de atividades estabelecidas com o objetivo de aprimorar ou manter a qualidade/quantidade de serviços oferecidos. Ele deve visar, também, a sustentabilidade financeira, não sendo o mesmo que o lucro por si só.

Ao se voltar para a área da saúde, deve-se principalmente estabelecer como meta a eficiência no atendimento, bem estar e satisfação do paciente. É importante considerar que as ideias a serem mostradas nesse artigo servirão como um guia para a orientação, devendo ser modificado de acordo com a realidade de sua clínica ou consultório.

Mapeie todo o processo de prestação de serviço da sua clínica

Aqui, você deve esquematizar o seu passo a passo, desde a obtenção de um novo paciente até o seu pós-atendimento, quando ele já finalizou o tratamento.

Avalie a qualidade de cada um dos seus processos

Após destrinchar todas as atividades, você deve avaliar a qualidade delas. Quais você faz muito bem e, por isso, deve manter como está? Quais devem ser melhoradas? Quais podem ser retiradas? Alguma nova pode ser acrescentada?

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Defina seu Foco

Feitas essas perguntas, você terá noção das fortalezas e fraquezas do seu negócio. Com isso, você poderá focar em onde deve colocar seus esforços e onde mudanças devem ser feitas.

Por exemplo, você sente que um dos principais problemas hoje da sua clínica é o faturamento. Ele não consegue suprir os gastos do seu consultório de forma geral (incluindo aqui o salário de autônomo do psicólogo). Isso pode se dar por vários motivos diferentes. Pode ser que a forma de pagamento não tem sido muito atrativa e você tem perdido pacientes. Pode ser que você esteja cobrando um valor muito acima da média, ou até muito abaixo, gerando desconfiança ou falta de compromisso por parte de seus pacientes, que acabam desistindo. Pode ser, também, que você não têm feito uma boa gestão do dinheiro e tenha esquecido de cobrar alguns pacientes. Ou, ainda, que você está com a agenda mais vazia e precisa de formas mais efetivas para conseguir novos pacientes.

Enfim, um problema pode ter origens variadas. Ao mapear todo o seu escopo, você conseguirá perceber onde estão os processos que podem ser aprimorados. Dessa forma, você pode dividir seus processos entre os seguintes tópicos: Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades. Elas se dividem numa matriz chamada SWOT (do inglês Strengths, Weacknesses, Opportunities e Threats).

Assim, veja: 

As forças e fraquezas se referem às características internas do seu negócio. As oportunidades e ameaças são externas. Elas dizem respeito ao que pode afetar a prestação dos seus serviços positiva (oportunidades) ou negativamente (ameaças).

Trace objetivos e Estabeleça Prazos

Ao fazer a matriz, você terá mais clareza sobre como sua clínica está indo. Da sua análise, você criará as estratégias necessárias para alavancar o sucesso do seu consultório. E agora: como você deve fazer isso? Após o diagnóstico, você deve traçar metas de curto, médio e longo prazo. Em relação às primeiras, devem se restringir a mudanças que podem ser feitas sem grandes gastos e no prazo de uma semana até um mês. Quanto às de médio prazo, devem ser realizadas em 6 meses e as de longo em um ano. Isso não é regra e pode ser modificado de acordo com suas capacidades de mudança. 

Aqui vai um exemplo:

Seu objetivo é diminuir a inadimplência de pacientes. Então, você estabelece as seguinte estratégias:

No curto prazo: combinará, desde o primeiro encontro, valores e prazos. Também, começará uma lista de controle de pagamentos de clientes;

No médio prazo: diversificará as formas de pagamento (acrescentando a opção de cartão ou boleto, por exemplo);

No longo prazo: adotará um sistema de controle e cobranças automático.

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Analise os Resultados

Por fim, tão importante quanto o estabelecimento e cumprimento das metas, é a constante checagem dos resultados. Se as ações estabelecidas estão trazendo resultados efetivos, mantenha. Caso contrário, é hora de traçar uma nova estratégia. Não tenha medo de replanejar.  Afinal, não existe uma receita de bolo para um negócio progredir. Cada contexto é único e o sucesso só vem depois de vários testes, atualizações e experimentações.

“Oportunidades não surgem. É você que as cria.”

– Chris Grosser