Como evitar a má administração no consultório de psicologia

A cena é clássica: pergunte a qualquer psicólogo sobre sua disposição para dedicar-se as questões administrativas e financeiras do seu consultório de psicologia. Provavelmente, uma boa parte não se mostrará exatamente ansiosa em deixar as consultas de lado para encarar problemas burocráticos.

No entanto, se você quer evitar prejuízos, a gestão financeira do consultório de psicologia não pode ser negligenciada. Para que você organize melhor essa área da clínica sem perder mais tempo que o necessário, separamos 7 dicas que vão facilitar o seu dia a dia. Acompanhe!

1. Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento básico de administração financeira baseado no registro de todos os eventos que envolvem valores, sejam eles recebidos ou pagos, em moeda corrente, cheque ou qualquer outro meio.

No caso de um consultório de psicologia, deverão estar elencados, por exemplo, tanto os honorários recebidos de pacientes e repasses de planos de saúde quanto contas a pagar, como aluguel e luz.

Da comparação dos valores recebidos com os valores gastos você obterá o fluxo de caixa, ou seja, o montante que o seu consultório de psicologia possui disponível. Controlar esses valores é indispensável para que você saiba, afinal, como está a saúde financeira de sua clínica.

2. Separe as contas do consultório das pessoais

Se você quer ter um bom controle financeiro do seu consultório de psicologia, evite misturar contas pessoais com as da clínica. Nunca use, por exemplo, dinheiro do caixa para pagar uma conta da sua casa ou vice-versa.

Esse tipo de atitude acaba dificultando a administração das finanças e, a longo prazo, impede você de entender qual é a real situação financeira do seu consultório. Além disso, mesmo retiradas de menor valor podem acabar inviabilizando a concretização de um projeto a clínica, como uma reforma ou a compra de um móvel.

3.  Dê atenção especial ao relacionamento com os pacientes

Quem zela pela boa administração financeira do seu consultório de psicologia precisa ter em mente que o relacionamento com o paciente começa assim que ele telefona para marcar a primeira consulta.

Por isso, além de cuidar da sua própria relação com o paciente, é preciso estar atento ao que acontece no pré e pós-atendimento, já que isso também ajuda a fidelizá-los.

É importante, por exemplo, investir no treinamento das secretárias ou qualquer outro profissional que tenha contato com sua clientela. Não é raro que um ótimo trabalho feito no consultório resulte em baixa retenção porque o paciente não se sente atendido em questões administrativas básicas, como agendamento de sessões ou pagamento facilitado de consultas.

4. Aprenda a lidar com impostos e tributos

Um dos itens básicos da administração de um consultório de psicologia, o pagamento de impostos e tributos muitas vezes é negligenciado por tratar-se de uma questão burocrática com a qual os profissionais autônomos não costumam ter muita intimidade.

No entanto, os psicólogos precisam ter ao menos noções básicas sobre o assunto. Isso evita que você coloque em risco a saúde financeira do consultório por descuido ou desconhecimento, já que o não pagamento pode acarretar multas e outros problemas legais mais sérios.

Tenha um bom contador para lhe orientar neste quesito. A política tributária no Brasil é complexa e muito das vezes confusa.

5. Mantenha um fundo de reserva

Assim como qualquer empresa, um consultório de psicologia está sujeito a imprevistos. Pode ser um gasto extra com manutenção, ou até mesmo uma diminuição ocasional no fluxo de pacientes: nada disso pode desequilibrar a saúde financeira da sua clínica.

Por isso, é essencial que você mantenha um fundo de reserva, que deve ser utilizado só em ocasiões excepcionais e reposto assim que a situação se normalizar. Essa medida dá ao seu consultório mais segurança e um fôlego extra para resolver sem stress qualquer eventualidade.

6. Planeje o futuro do seu consultório de psicologia

Poucas coisas podem afetar mais a saúde financeira de um consultório de psicologia do que atuar sem qualquer planejamento. Afinal, quais são as suas metas? Você gostaria de expandir a clínica, mudar-se para um novo endereço, investir mais na decoração?

Seja lá quais forem os seus objetivos, eles serão alcançados muito mais facilmente se você fizer um bom planejamento. No entanto, essas projeções só serão possíveis se você tiver a área financeira do seu negócio muito bem controlada.

Estabeleça metas palpáveis e veja como elas se encaixam nos seus registros de gastos mensais e, principalmente, nas suas expectativas de ganhos futuros. Assim, você poderá ter uma ideia mais clara de quanto o seu consultório de psicologia está crescendo e quanto tempo você levará para alcançar a sua meta.

7. Use um sistema de gestão eficiente

Não é incomum que psicólogos não tenham muita experiência com nenhuma das questões administrativas e financeiras abordadas acima, e perder muito tempo com elas não é o ideal para o seu negócio.

Por isso, quem quer manter o consultório de psicologia organizado sem perder tempo e dinheiro precisa contratar um sistema de gestão eficiente, que reúna todas as informações em um só lugar de maneira segura e fácil de consultar.

Um bom sistema de gestão permite, por exemplo, que você faça desde um agendamento eficaz de consultas até o controle adequado de seu fluxo de caixa, bem como possibilita a emissão de boletos e relatórios que ajudarão você a ter uma visão mais clara da situação financeira da sua clínica.

Com essas questões organizadas, você livre para pensar no que realmente importa: o bem-estar dos seus pacientes.

Gostou de entender melhor como você pode evitar a má administração financeira do seu consultório de psicologia? Se você quer gerenciar sua clínica de maneira prática e segura, entre em contato conosco agora mesmo!