5 Ferramentas para aumentar sua Produtividade em 2019

Hoje no mercado, temos à disposição centenas de modelos e táticas de organização e sistematização de processos diários como forma de atingir uma produtividade maior. Esses modelos, muito comuns de serem encontrados em livros e até em aplicativos celulares, exploram das mais variadas formas como você pode gerir melhor seu tempo e suas ações para se tornar uma pessoa mais produtiva.

Todos queremos ser profissionais mais produtivos e eficientes. Mas cabe ressaltar que o conceito de produtividade é um tanto quanto relativo, variando de acordo com a atividade a ser executada e o objetivo que foi definido. Isto é, em alguns casos, a produtividade pode ser medida pela qualidade do trabalho a ser realizado. Em outros, a quantidade é o principal indicador. Em outras palavras, nem sempre fazer mais em menos tempo significa que você está sendo uma pessoa eficiente, cabendo a você entender quais ações dentro do seu dia vão demandar mais ou menos tempo, e assim, como organizá-las na sua rotina.

Assim, produtividade se relaciona em muito com a organização e o planejamento das suas atividades diárias.

Matriz de Eisenhower

O nome parece complicado, mas a teoria é bem simples e super fácil para você aplicar na sua rotina. O que essa matriz faz é, basicamente, dividir suas tarefas em quatro níveis de prioridade, para assim você saber em qual momento deve fazer cada uma delas e não deixar nenhuma pra trás. As categorias são:

  • Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente)
  • Importante, mas não urgente (boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo)
  • Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões)
  • Não urgente, não importante (tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas)

Pode ser que surja dúvida ao definir o que é urgente e o que é importante. Para esclarecer: importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido. Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).

A ideia é que você coloque nessa lista não só afazeres de trabalho, mas todas as suas atividades para que atinja o equilíbrio pessoal x profissional e não deixe nada pra trás. É também importante ressaltar que qualquer interrupção pode diminuir a produtividade (seja mexer no celular, seja conversar com o colega de trabalho).

Por fim, você pode unir a essa matriz outros mecanismos que vão de fato fazer você iniciar essas tarefas. Como exemplo, temos a tática Pomodoro, um aplicativo que cronometra seu tempo e divide tarefas de 25 em 25 minutos, com pausas entre cada bloco de tempo. Isso surgiu da teoria que uma pessoa não consegue passar mais de 25 minutos plenamente concentrada em uma atividade, sendo necessário momentos de pausa para que a produtividade seja mantida.

Além desses, existem muitos outros recursos que podem facilitar seu dia-a-dia. Seguem alguns exemplos:

Wunderlist: Para quem gosta de listagem de atividades diárias, é uma boa pedida. Nesse aplicativo, você pode separar por temas, dias, assuntos específicos e também personalizar em forma calendários, notificações, prazos e marcadores. Por salvar os dados na nuvem, você pode acessar suas listas de qualquer dispositivo.

Trello: É uma ferramenta de organização que subdivide as atividades no chamado Método Kanban, nas seguintes categorias: “A fazer”; “Fazendo” e “Feito”. Nele, você pode criar projetos, adicionar os envolvidos, definir tarefas que envolvem cada projeto e prazos para serem feitos. É uma excelente forma de ter controle de todas as atividades em ação.

Evernote: Esse aplicativo é um bloco de notas, que também salva tudo na nuvem e em qualquer dispositivo, que permite você adicionar anotações e conteúdos a qualquer momento. Ele também organiza suas várias anotações em categorias personalizáveis da forma que você desejar.

PsicoManagerO PsicoManager é uma ferramenta de gestão para profissionais da área de saúde mental, que  registra dados pessoais de forma segura e também possui agenda virtual, proporcionando uma maior interação, que a agenda de papel não permite. Além disso, o profissional tem total controle de suas finanças, acesso a um prontuário eletrônico, notificações de consultas, realização de pagamento online e recebimento de lembretes de aniversário. Enfim, muitas funcionalidades em uma única plataforma permite que você despenda menos tempo na organização dessas atividades.

Gostou das ideias para alavancar sua produtividade? Já usa alguma? Conte para a gente como você se organiza 😉